Solicitar una traducción jurada es mucho más fácil si desde el primer mensaje envías la información adecuada. En Eikatrad podemos valorar mejor tu documento si sabemos qué necesitas traducir, de qué idioma a qué idioma, para qué trámite lo vas a usar y si tienes algún plazo concreto.
En esta guía te explicamos cómo solicitar una traducción jurada paso a paso, qué datos conviene enviar, qué errores evitar y cómo preparar la documentación para recibir un presupuesto más preciso.
Antes de pedir presupuesto, reúne esta información
Antes de escribir a Eikatrad, conviene tener preparada la información básica del encargo. No hace falta que lo sepas todo, pero cuantos más datos aportes desde el principio, más fácil será orientarte.
Ten a mano:
- documento que necesitas traducir;
- idioma de origen;
- idioma de destino;
- país donde se emitió el documento;
- organismo o entidad donde se presentará;
- trámite para el que lo necesitas;
- si tiene apostilla o legalización;
- fecha límite, si existe;
- formato de entrega que necesitas;
- instrucciones del organismo, si las tienes.
¿Tengo que saberlo todo antes de pedir presupuesto?
No necesariamente. Si no tienes todos los datos, puedes enviar el documento y explicar lo que sabes. Aun así, es importante indicar al menos el idioma de destino, el trámite o uso previsto y si hay una fecha límite.
No es lo mismo pedir una traducción para una universidad que para un registro civil, una notaría, una licitación o un trámite de residencia. El contexto ayuda a valorar mejor el encargo.
Paso 1: Envía una copia completa y legible del documento
El primer paso para solicitar una traducción jurada es enviar una copia clara del documento. Puede ser un PDF, un escaneo o una imagen, siempre que se lea correctamente.
Asegúrate de que se vean:
- todas las páginas;
- sellos;
- firmas;
- fechas;
- códigos;
- anotaciones;
- anexos;
- reverso del documento, si contiene información;
- apostilla o legalización, si existe.
Una copia incompleta puede retrasar el presupuesto o hacer necesario pedirte el documento de nuevo.
¿Vale una foto hecha con el móvil?
Puede servir si está bien hecha. La imagen debe verse completa, recta, sin sombras, sin cortes y con buena resolución.
Para documentos con texto pequeño, sellos, firmas o varias páginas, suele ser mejor enviar un escaneo o un PDF. Así se evita que alguna parte quede borrosa o fuera de plano.
¿Hace falta enviar el documento original?
Para preparar el presupuesto, normalmente se puede empezar con una copia completa y legible. Lo importante es que se vea todo el contenido que debe valorarse.
Para la presentación final, el formato puede depender del organismo receptor o del tipo de entrega que necesites. Por eso conviene indicar desde el principio dónde se va a presentar la traducción.
Paso 2: Indica idioma de origen y destino
Al pedir presupuesto, no basta con decir “necesito traducir este documento”. Hay que indicar la combinación lingüística.
Por ejemplo:
- inglés a español;
- español a inglés;
- francés a español;
- alemán a español;
- árabe a español;
- italiano a español;
- portugués a español.
Este dato es necesario para valorar disponibilidad, plazo y presupuesto.
¿Y si el documento tiene varios idiomas?
Conviene indicarlo desde el primer mensaje. Algunos documentos incluyen partes en otro idioma, sellos internacionales, apostillas, notas o anexos que también pueden influir en la valoración.
Si no tienes claro el idioma de alguna parte del documento, puedes enviarlo igualmente para que se revise.
Paso 3: Explica para qué trámite necesitas la traducción
El uso del documento importa. Un mismo documento puede tener requisitos distintos según dónde se presente.
Indica si la traducción es para:
- nacionalidad;
- residencia;
- visado;
- registro civil;
- matrimonio;
- homologación de estudios;
- universidad;
- juzgado;
- notaría;
- licitación;
- trámite de empresa;
- presentación ante una administración;
- uso en el extranjero.
¿Por qué importa el trámite si el documento es el mismo?
Porque el trámite puede influir en el formato, la urgencia, la documentación necesaria o los requisitos de presentación.
Por ejemplo, un certificado académico puede no requerir lo mismo si se usa para una candidatura privada que si se presenta para una homologación. Del mismo modo, un poder notarial puede tener requisitos distintos según el país, el organismo o la finalidad.
Cuanto mejor expliques el uso previsto, más fácil será orientarte.
Paso 4: Revisa si el documento tiene apostilla, legalización o anexos
Algunos documentos internacionales incluyen apostilla, legalización, sellos, certificados adicionales o anexos. Si forman parte del documento que vas a presentar, deben enviarse junto con la solicitud de presupuesto.
Antes de contactar, revisa si tu documento incluye:
- apostilla;
- legalización;
- anexos;
- reverso con información;
- sello adicional;
- firma de autoridad;
- código de verificación;
- notas marginales;
- páginas complementarias.
Estos elementos pueden afectar al presupuesto y al plazo, porque también pueden requerir traducción o revisión.
¿La apostilla también se traduce?
Si la apostilla forma parte del documento que se va a presentar, puede ser necesario traducirla. Lo recomendable es enviarla junto con el documento para valorar correctamente el encargo.
Si tienes dudas, puedes indicar al organismo receptor si exige que la apostilla esté traducida o si basta con traducir el documento principal.
Paso 5: Indica si tienes una fecha límite
Si tienes una fecha límite, una cita o un plazo administrativo, indícalo desde el primer mensaje. Esto permite valorar si el plazo es viable y cómo organizar el encargo.
El tiempo necesario puede depender de varios factores:
- idioma;
- extensión;
- número de documentos;
- legibilidad;
- especialización;
- formato;
- urgencia;
- disponibilidad del traductor jurado;
- forma de entrega.
¿Se puede pedir una traducción jurada urgente?
Puede valorarse según el documento, el idioma, la extensión y la disponibilidad. Para hacerlo posible, es importante enviar toda la información desde el primer contacto.
Si el documento está incompleto, falta la apostilla, no se indica el idioma de destino o no se explica el trámite, puede haber idas y vueltas que retrasen el proceso.
Paso 6: Confirma cómo necesitas recibir la traducción
Además de traducir el documento, hay que tener claro cómo necesitas recibir la traducción jurada.
Indica si necesitas:
- entrega física;
- recogida;
- envío postal;
- copia digital;
- varias copias;
- envío a una dirección concreta;
- presentación telemática, si el organismo la acepta.
¿La traducción jurada puede entregarse online?
Parte del proceso puede gestionarse online: envío del documento, revisión, presupuesto y comunicación. El formato final de entrega dependerá del tipo de traducción y de lo que acepte el organismo receptor.
Si vas a presentar la traducción en un trámite concreto, conviene confirmar si aceptan formato digital, entrega física o ambos.
Ejemplo de mensaje para pedir presupuesto
Para facilitar el proceso, puedes enviar un mensaje parecido a este:
Hola, necesito solicitar una traducción jurada.
Adjunto copia completa del documento.
Idioma de origen: [idioma].
Idioma de destino: [idioma].
País de emisión: [país].
Trámite: [nacionalidad/residencia/universidad/juzgado/notaría/etc.].
Organismo receptor: [si lo sabes].
Fecha límite: [si existe].
El documento tiene apostilla/legalización: [sí/no/no lo sé].
Necesito entrega: [física/digital/no lo sé].
¿Podéis indicarme presupuesto y plazo?
Este tipo de mensaje ayuda a valorar el caso con menos idas y vueltas. También evita olvidar información importante.
Errores frecuentes al solicitar una traducción jurada
Muchos retrasos pueden evitarse enviando la información completa desde el principio. Estos son algunos errores habituales:
- enviar solo una foto parcial;
- no incluir todas las páginas;
- olvidar el reverso del documento;
- no adjuntar apostilla, legalización o anexos;
- no indicar idioma de destino;
- no explicar el trámite;
- no mencionar fecha límite;
- no confirmar formato de entrega;
- enviar varios documentos sin orden;
- no adjuntar instrucciones del organismo;
- esperar al último momento.
Antes de enviar tu solicitud, revisa que el documento esté completo y que hayas indicado el uso previsto. Eso facilita mucho la valoración.
Si tienes varios documentos, organízalos así
En trámites de nacionalidad, residencia, homologación, licitación o documentación empresarial, es habitual necesitar traducir varios documentos.
Para que la revisión sea más ágil, puedes organizarlos así:
- envía cada documento en un archivo separado;
- nombra los archivos de forma clara;
- indica si todos van al mismo trámite;
- señala si alguno es más urgente;
- agrupa los documentos por persona, empresa o expediente;
- indica si todos tienen el mismo idioma de destino;
- aclara si todos deben entregarse juntos;
- señala qué documentos tienen apostilla o anexos.
Ejemplos de nombres de archivo útiles:
- certificado-nacimiento-ingles.pdf
- antecedentes-penales-apostilla.pdf
- titulo-universitario-frances.pdf
- poder-notarial-aleman.pdf
- certificado-matrimonio-italiano.pdf
Un buen orden desde el principio ayuda a evitar confusiones, especialmente cuando hay varios documentos o plazos ajustados.
Cómo puede ayudarte Eikatrad durante el proceso
En Eikatrad podemos ayudarte a revisar la información inicial para preparar el presupuesto de tu traducción jurada.
Podemos valorar:
- tipo de documento;
- idioma de origen y destino;
- extensión;
- legibilidad;
- apostilla, legalización o anexos;
- formato de entrega;
- plazo orientativo;
- requisitos indicados por el organismo, si los tienes.
También trabajamos con traducciones juradas para particulares y empresas, por lo que podemos orientarte si necesitas traducir un documento civil, académico, notarial, jurídico, mercantil o administrativo.
La idea es que no tengas que adivinar qué enviar ni cómo preparar la solicitud. Con la información adecuada, el proceso resulta más claro desde el principio.
¿Quieres solicitar una traducción jurada?
¿Quieres solicitar una traducción jurada? Envía tu documento a Eikatrad junto con el idioma de destino, el trámite y la fecha límite si la tienes. Con esa información podremos preparar tu presupuesto y orientarte sobre el siguiente paso.
