En Eikatrad recibimos documentos muy distintos para traducción jurada: certificados civiles, títulos académicos, poderes notariales, escrituras, documentos de empresa o expedientes administrativos. Antes de valorar una traducción, es importante que el documento esté completo y se vea correctamente.
Esta guía no explica cómo solicitar una traducción jurada paso a paso, sino qué revisar en el documento antes de enviarlo: páginas, reversos, sellos, firmas, apostillas, legalizaciones, anexos, códigos, fechas y legibilidad.
Checklist rápido antes de enviar un documento
Antes de enviar un documento para traducción jurada, revisa estos puntos:
- ¿Se ven todas las páginas?
- ¿Has incluido el reverso si contiene información?
- ¿Se leen bien nombres y apellidos?
- ¿Se ven las fechas de expedición?
- ¿Se ven sellos y firmas completos?
- ¿Hay apostilla?
- ¿Hay legalización?
- ¿Hay anexos?
- ¿Hay códigos QR, CSV o códigos de verificación?
- ¿El documento está recto y sin sombras?
- ¿La imagen está cortada?
- ¿Hay páginas sueltas mezcladas con otros documentos?
- ¿El archivo tiene un nombre claro?
Si dudas si una página, sello, reverso o anexo es importante, es mejor incluirlo. Así se puede valorar el documento completo desde el principio.
Revisa que el documento esté completo
Cuando hablamos de documento completo, no siempre nos referimos solo a la página principal. Muchos documentos incluyen información relevante en otras partes.
Puede haber datos importantes en:
- reversos;
- páginas adicionales;
- anexos;
- apostillas;
- legalizaciones;
- sellos;
- códigos;
- notas marginales;
- hojas grapadas;
- páginas con membrete;
- páginas con códigos de registro;
- páginas aparentemente vacías, pero con sello o referencia.
Antes de enviar el archivo, revisa si el documento tiene más de una cara o si incluye páginas añadidas. En certificados, escrituras, poderes o expedientes académicos, es habitual que haya información relevante fuera de la primera página.
¿Tengo que enviar también páginas que parecen poco importantes?
Si forman parte del documento, conviene enviarlas. A veces, una página con un sello, código, nota, reverso o apostilla puede ser relevante para valorar la traducción.
Es mejor enviar el documento completo y que se revise después, antes que recortar partes que quizá sean necesarias.
Comprueba sellos, firmas y códigos de verificación
En una traducción jurada, los elementos oficiales del documento también importan. Por eso, al escanear o fotografiar el documento, asegúrate de que no se pierda información en los bordes.
Deben verse correctamente:
- sellos;
- firmas;
- códigos QR;
- CSV;
- números de expediente;
- fechas;
- membretes;
- datos del organismo emisor;
- pies de página;
- referencias laterales;
- bordes donde aparezca información.
Evita enviar fotos inclinadas, borrosas, con sombras o recortadas. Si el sello está en una esquina, comprueba que no ha quedado fuera de la imagen.
También conviene revisar que los códigos de verificación se lean bien. Si están cortados o borrosos, puede ser necesario volver a enviar el documento.
Apostilla y legalización: no las separes del documento
Algunos documentos incluyen apostilla, legalización o certificaciones adicionales. Pueden aparecer en una hoja aparte, en el reverso, grapadas al documento o añadidas como página complementaria.
Si el documento tiene apostilla o legalización, envíala junto con el resto del archivo. No conviene separarla ni decidir de antemano que no hace falta.
Revisa especialmente:
- si la apostilla está en una hoja añadida;
- si aparece en el reverso;
- si está grapada al documento;
- si incluye sellos o firmas;
- si contiene texto en otro idioma;
- si tiene código o número de registro;
- si hay legalizaciones adicionales.
¿La apostilla se traduce siempre?
No conviene generalizar. Si la apostilla forma parte del documento que vas a presentar, puede ser necesario traducirla. Por eso es recomendable enviarla siempre junto con el documento para revisar el caso completo.
Certificados civiles: detalles que conviene verificar
Los certificados civiles suelen ser documentos breves, pero eso no significa que siempre sean simples de revisar. Pueden tener sellos, reversos, fechas, apostillas o anotaciones que conviene incluir desde el principio.
Ejemplos habituales:
- certificado de nacimiento;
- certificado de matrimonio;
- certificado de defunción;
- certificado de antecedentes penales;
- certificado de soltería;
- certificado de empadronamiento;
- certificados consulares;
- libro de familia.
Antes de enviarlos, comprueba:
- que se ven nombres y apellidos completos;
- que se lee la fecha de expedición;
- que aparece el país u organismo emisor;
- que los sellos no están cortados;
- que las firmas se ven completas;
- que has incluido el reverso si tiene información;
- que la apostilla o legalización está visible si existe;
- que todas las páginas están incluidas;
- que el archivo no está borroso.
En este tipo de documentos, una foto parcial puede dejar fuera datos importantes. Si el certificado tiene margen, sello lateral o información en el pie de página, asegúrate de que aparece en la imagen.
Documentos académicos: título, expediente y anexos
Los documentos académicos pueden incluir más información de la que parece a simple vista. Un título puede tener reverso, sello, apostilla o código. Un expediente académico puede ocupar varias páginas y contener asignaturas, créditos, calificaciones o escalas.
Documentos frecuentes:
- título universitario;
- expediente académico;
- certificado de notas;
- diploma;
- certificado de estudios;
- programas de asignaturas;
- certificados de prácticas;
- acreditaciones profesionales.
Antes de enviarlos, revisa:
- si el expediente tiene varias páginas;
- si aparecen asignaturas, créditos o calificaciones;
- si hay escala de notas;
- si se ven firmas y sellos;
- si existe reverso;
- si hay apostilla o legalización;
- si los programas de asignaturas van aparte;
- si todos los archivos pertenecen al mismo expediente;
- si las páginas están en orden.
Si tienes título, expediente y programas de asignaturas, es mejor no mezclarlos en fotos sueltas. Envía cada documento de forma clara y, si es posible, en archivos separados.
Por ejemplo:
- titulo-universitario.pdf
- expediente-academico.pdf
- programas-asignaturas.pdf
- apostilla-titulo.pdf
Este orden ayuda a revisar mejor la documentación y evita confusiones.
Documentos notariales y jurídicos: cuidado con páginas, anexos y sellos
Los documentos notariales y jurídicos suelen tener varias páginas, firmas, sellos, referencias y anexos. Por eso conviene revisarlos con especial atención antes de enviarlos.
Ejemplos habituales:
- poderes notariales;
- escrituras;
- actas notariales;
- testamentos;
- contratos;
- sentencias;
- autos judiciales;
- documentos de divorcio;
- acuerdos;
- certificados judiciales.
Antes de enviarlos, comprueba:
- número total de páginas;
- firmas;
- sellos notariales o judiciales;
- apostilla;
- anexos;
- páginas protocolizadas;
- notas marginales;
- referencias de expediente;
- si hay varias partes dentro del mismo documento;
- si hay páginas en blanco con sello, código o referencia.
No recortes partes pensando que no se traducen. Si hay anexos o páginas vinculadas al documento, deben revisarse antes. En algunos documentos notariales, una página aparentemente secundaria puede formar parte del conjunto documental.
También es recomendable mantener el orden original de las páginas. Si se envían imágenes sueltas desordenadas, puede ser más difícil valorar correctamente el documento.
Documentos de empresa: cómo evitar archivos confusos
Cuando una empresa necesita una traducción jurada, a menudo no envía un solo documento, sino varios archivos relacionados con el mismo expediente, licitación, operación o trámite.
Documentos habituales:
- escrituras;
- poderes de representación;
- certificados mercantiles;
- estatutos;
- cuentas anuales;
- balances;
- certificados fiscales;
- contratos;
- documentación de licitación;
- actas societarias;
- informes financieros.
Para evitar confusiones, revisa:
- que cada documento esté separado;
- que los archivos tengan nombres claros;
- que no falten anexos;
- que se vean firmas y sellos;
- que se indique si todos pertenecen al mismo expediente;
- que se distingan documentos principales y anexos;
- que no estén mezcladas páginas de distintos documentos;
- que se sepa qué documentos tienen apostilla o legalización.
Ejemplos de nombres de archivo útiles:
- 01-escritura-constitucion.pdf
- 02-poder-representacion-apostilla.pdf
- 03-certificado-mercantil.pdf
- 04-cuentas-anuales.pdf
- 05-contrato-licitacion.pdf
Este tipo de organización ayuda especialmente cuando hay muchos documentos, varios idiomas o una fecha de presentación próxima.
Documentos médicos o técnicos: legibilidad y terminología
Los documentos médicos o técnicos pueden incluir tablas, abreviaturas, unidades, resultados, gráficos o terminología especializada. En estos casos, la legibilidad es especialmente importante.
Documentos frecuentes:
- informes médicos;
- certificados médicos;
- historiales clínicos;
- informes psicológicos;
- informes de discapacidad;
- resultados de pruebas;
- manuales;
- fichas técnicas;
- informes técnicos.
Antes de enviarlos, comprueba:
- que las tablas se leen bien;
- que las unidades no están cortadas;
- que las abreviaturas son visibles;
- que aparecen anexos o pruebas adjuntas;
- que el escaneo no borra texto pequeño;
- que las páginas están en orden;
- que se distinguen partes manuscritas;
- que no faltan gráficos, imágenes o resultados asociados.
Si el documento es técnico, médico o industrial, puede requerir una traducción técnica además de una revisión cuidadosa del archivo. En cualquier caso, lo primero es que el documento se vea completo y sea legible.
Traducción completa o parcial: acláralo antes de recortar
A veces una persona envía solo “la parte importante” del documento. En documentos oficiales, esto puede generar dudas.
Antes de eliminar páginas, reversos o anexos, conviene revisar si forman parte del documento que se va a presentar.
Ten en cuenta que:
- algunos documentos deben valorarse completos;
- los anexos pueden formar parte del documento principal;
- los sellos pueden estar en páginas secundarias;
- la apostilla puede estar separada de la primera página;
- una nota marginal puede cambiar el contexto;
- el reverso puede contener información oficial;
- una página aparentemente vacía puede tener sello o código.
Si solo necesitas traducir una parte concreta, indícalo claramente. Pero no recortes el documento sin avisar, porque puede faltar información relevante para revisarlo.
Errores frecuentes al preparar documentos para traducción jurada
Antes de enviar la documentación, revisa si estás cometiendo alguno de estos errores:
- enviar una foto cortada;
- no incluir el reverso;
- separar la apostilla;
- mandar el documento sin anexos;
- mezclar varios documentos en un solo archivo desordenado;
- enviar imágenes borrosas;
- recortar sellos o firmas;
- no incluir páginas con códigos;
- enviar capturas de pantalla en baja calidad;
- mandar páginas fuera de orden;
- no avisar de que hay partes manuscritas;
- no indicar si varios archivos pertenecen al mismo expediente.
Estos errores pueden provocar que haya que pedir de nuevo el documento o aclarar información antes de preparar el presupuesto.
Tabla rápida: qué revisar según el tipo de documento
| Tipo de documento | Qué revisar antes de enviarlo |
| Certificados civiles | Fecha, nombres, sellos, reverso, apostilla, país de emisión |
| Documentos académicos | Páginas, notas, créditos, escalas, firmas, programas, anexos |
| Documentos notariales | Firmas, sellos, apostilla, anexos, páginas protocolizadas |
| Documentos judiciales | Número de páginas, sellos, referencias, anexos, códigos |
| Documentos de empresa | Archivos separados, nombres claros, anexos, poderes, certificados |
| Documentos médicos | Legibilidad, tablas, unidades, anexos, partes manuscritas |
| Documentos técnicos | Tablas, unidades, esquemas, referencias, páginas en orden |
Esta tabla puede servirte como revisión final antes de enviar la documentación.
Cómo puede ayudarte Eikatrad a revisar la documentación
En Eikatrad podemos revisar la documentación inicial para comprobar si el archivo está completo, si se ven correctamente las páginas, si hay apostilla o anexos y si la información permite preparar un presupuesto de traducción jurada.
Podemos ayudarte con documentos civiles, académicos, notariales, judiciales, administrativos, médicos, técnicos o de empresa.
La revisión inicial no sustituye los requisitos del organismo receptor, pero sí ayuda a detectar si falta alguna parte del documento o si es necesario enviar una versión más legible antes de avanzar.
¿Tienes documentos para traducción jurada y no sabes si están completos?
¿Tienes documentos para traducción jurada y no sabes si están completos? Envíalos a Eikatrad junto con el idioma y el trámite. Revisaremos la documentación para preparar tu presupuesto y orientarte sobre el siguiente paso.
